RESUME:
La collecte et l’analyse des informations sur les progrès de la mise en œuvre des engagements du Togo, a conduit à l’élaboration d’un Rapport d'Avancement d’Activité qui souligne les progrès réalisés jusqu'à présent. Dans ce processus une réunion est tenue pour valider les rapports de progrès du Togo dans la mise en œuvre des engagements pris par le gouvernement dans le cadre de l’Initiative PF2020. Plus spécifiquement il s’agit de présenter le Rapport d'Avancement d’Activités sur les Engagements PF2020 au Togo ; dégager les goulots d’étranglement dans la mise en œuvre de ses engagements et mobiliser les partenaires autour des engagements pour gagner du terrain.
Au terme de la réunion, il est à noter que le Rapport d'Avancement d’Activité est validé par les parties prenantes à travers une analyse et validation des données des indicateurs de processus qui définissent le degré d’atteinte des engagements. A cet effet, nous retenons que 4/15 indicateurs composant les 4 engagements pris par le Togo sont réalisés. Soit 27% de réalisation. Les restes sont sur la bonne voie. Des goulots d’étranglement sont identifiés et des actions pertinentes définies en vue de lever ces goulots d’étranglement et des recommandations pertinentes sont formulées pour surmonter les obstacles à la réalisation des 100% des 4 engagements pris par le Togo pour la période de l’an 2017 à 2022.
RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ATELIER DE VALIDATION:
L'objectif de la réunion est de valider le premier rapport sur l’état de mise en œuvre des engagements PF2020 du Togo par l’outil Motion Tracker.
Plus spécifiquement, il s’agit de :
1. Présentation du rapport pour définir le niveau de réalisation des engagements PF 2020
2. Identifier les goulots d’étranglements et développer d'actions pour les surmonter à la réalisation des 4 engagements pour la prochaine étape
3. Valider le rapport final du projet à travers le OK de toutes les parties prenantes
4. Discuter les prochaines étapes du processus de mise en œuvre du Motion Tracker.
LES RESULTATS ATTENDUS SONT :
5. Le rapport est présenté et le niveau de réalisation les engagement PF 2020) est définis
6. Les goulots d’étranglements sont identifiés et les actions pour les surmonter sont développés.
7. Le rapport final est validé.
8. Prochaines étapes du processus de mise en œuvre du Motion Tracker sont discutées.
ORGANISATION DE REUNION:
Date : 25 juin 2020
Heure : 8H – 14H 20
Lieu : École Nationale des Auxiliaires Médicaux.
Participants présents : 29/34 personnes des parties prenantes : les organisations de la société civile et les organisations communautaires qui mettent en œuvre la planification familiale dans les 117 communes du Togo, les ONG internationales / partenaires au développement et le ministère de la Santé et celui en charge de l’Éducation.
Modératrice : Dr TCHANDANA
Rapporteur : Coordonnateur Motion Tracker Togo
OUVERTURE DE LA REUNION:
Dr AGOSSOU étant empêché, l’ouverture de la réunion est faite par la Cheffe Division de la Santé Maternelle et Infantile/Planification Familiale (DSMIPF), Dr TCHANDANA Makilioubè, qui a souhaité la cordiale bienvenue à tous les participants. Elle a rappelé le contexte qui est l’engagement PF2020 pris par le Togo. Elle a souligné que ces engagements sont suivis par le Motion Tracker. Avant d’ouvrir les travaux de la réunion, elle a précisé que ladite réunion s’inscrit dans le cadre de la validation des données de rapport collectées auprès des parties prenantes qui contribuent à la réalisation des engagements pris par le Togo. Sur ce, elle a invité chacun pour sa pleine participation.
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR:
Présentation de Samasha.
Rappel du Motion Tracker et du processus de mise en oeuvre
Rappel des engagements PF,
Présentation du niveau de mise en œuvre des engagements (Rapport de Motion Tracker).
Discussion sur les niveaux d’atteinte des résultats et identification des goulots d’étranglement.
Développement d'actions pour surmonter les obstacles à la réalisation des 4 engagements pour la prochaine étape.
Les actions pour lever les goulots d’étranglement à la réalisation de chaque engagement sont identifiées.
Validation du rapport final du projet à travers le OK de toutes les parties prenantes.
Prochaines étapes du processus de mise en œuvre du Motion Tracker (les actions à mener pour l’atteinte des résultats des engagements non encore réalisés).
PRESENTATION DE SAMASHA :
RAPPEL DU MOTION TRACKER ET DU PROCESSUS DE MISE EN OEUVRE:
Après la présentation de l’agenda par le Coordonnateur MT, la parole fut donnée à Julius Bazanyamaso, qui par visioconférence a présenté le Motion Tracker. Selon lui, le Motion Tracker est un cadre dynamique personnalisé pour renforcer la responsabilisation et conduire l'action en gardant les engagements visibles et en mettant en évidence les progrès tout en favorisant la participation, l’implication et l'appropriation des partenaires pour résoudre les goulots d'étranglement dans la réalisation des engagements. C’est dans ce cadre que cet outil est utilisé au Togo pour favoriser une compréhension commune des engagements, la collecte des données sur la contribution de chaque partenaire, l’analyse et l’agrégation des données dans un rapport. Il a enfin souligné que cet outil va servir à présenter le succès du Togo grâce à un tracker.
PRESENTATION DU NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE DES ENGAGEMENT (RAPPORT DE MOTION TRACKER):
Un rappel a été fait par Dr TCHANDANA sur les 4 engagements pris par le Togo à l’instar des autres pays du Partenariat de Ouagadougou (PO), pour améliorer l'accès aux services de planification familiale. Avant de donner la parole au Coordonnateur du Projet, la Cheffe a eu à préciser que le Togo fait partie des trois premiers pays du PO qui ont bénéficié d’appui technique et financier pour la mise en œuvre du Motion Tracker qui est un baromètre de suivi des engagements en matière de PF. Prenant la parole, le Coordonnateur du projet a présenté le rapport d’avancement. Le niveau d’atteinte des Engagements pris par le Togo a été présenté à travers les indicateurs qui ont été validés pour mesurer la progression des réalisations. Des remarques ont été faites sur certains indicateurs de certains engagements qui ne permettent pas d’avoir un tableau clair sur la progression dans la réalisation de l’engagement. Comme exemple, les indicateurs suivants sont cités: « Implication des hommes aux activités de la PF», « Mise en œuvre effective de l'éducation sexuelle complète dans les établissements scolaires», «La formation des jeunes en SDSR par les OSC et les partenaires» «Approvisionnement des régions et districts en contraceptifs». La question qui est posée par certains participants est de savoir jusqu’où peut-on dire que ces indicateurs sont atteints ? A cet effet, certains participants ont souhaité que les indicateurs devraient être SMART pour favoriser une bonne lecture de la progression du niveau de réalisation des engagements. Afin d’amener tout le monde à un même niveau de la philosophie de Motion Tracker, Dr Norbert Coulibaly, qui était en direct en visioconférence établie afin de permettre à ceux qui sont bloquer à l’extérieur du Togo à cause de COVID 19, de participer pleinement à cette réunion, dit ce qui suit : les indicateurs sont des repères pour permettre de mesurer les progrès ; ces indicateurs ne sont pas statiques mais plutôt dynamiques a t-il précisé. Ceux qui ont participé à l’atelier d’élaboration de ces indicateurs à l’instar de Dr Selom Noussoukpoe, ont aussi apporté des éclaircies par rapport à la lecture et compréhension des indicateurs allant dans le même sens de M. Norbert Coulibaly.
Les difficultés rencontrées dans le processus ont aussi été présentées. Des recommandations pour palier à ces difficultés dans les futures actions dans ce processus ont été relevées.
DISCUSSION SUR LES NIVEAUX D’ATTEINTE DES RESULTATS ET IDENTIFICATION DES GOULOTS D’ETRANGLEMENT:
Une fois la présentation du rapport faite, la modératrice de la réunion a ouvert la balle pour les discussions sur les niveaux d’atteinte des résultats à travers les indicateurs. Les participants ont été invités à plancher sur les indicateurs de processus composant chacun des 4 engagements.
Le Coordonnateur MT a présenté le niveau de réalisation indicateur par indicateur.
NIVEAU DE L’ENGAGEMENT 1:
Une lecture est faite sur les résumés des données indicateur par indicateur. Des discussions ont été faites par les participants sur la validité des progrès accomplis à travers les indicateurs. Il est validé que cet engagement 1 est réalisé à 50%. Des goulots d’étranglement liés à la réalisation des 50% restants des indicateurs ont été immédiatement dégagés. (Cf canevas des goulots d’étranglement).
NIVEAU DE L’ENGAGEMENT 2 :
Les deux (2) indicateurs proposés pour mesurer le niveau de réalisation de cet engagement 2 sont jugés insuffisants par les participants. A cet effet, un troisième indicateur a été proposé et validé par l’ensemble des participants : Par contre un autre est jugé en tant qu’indicateur n’ayant pas un lien étroit avec l’engagement : La progression des 2 indicateurs de cet engagement 2 n’est pas satisfaisante. Cela a suscité des interrogations chez certaines participantes. Il a été question de savoir ce qui bloque la signature de l’argumentaire. Comme d’autres participants, Norbert a insisté à ce que soit développé de plus en plus des actions à l’endroit du Gouvernement pour qu’il augmente les fonds sur la subvention des produits.
NIVEAU DE L’ENGAGEMENT 3 :
Le représentant du Ministère de l’Education, Dr MEATCHI, a eu à apporter des éclaircissements sur les difficultés liées à l’indicateur : Elaboration, validation, signature de l’arrêté interministériel. Le représentant du Ministère, se demande s’il y a besoin d’avoir forcément un document signé avant de mettre à l’échelle l’ECS ? dans la mesure où il y a eu la révision du curricula qui est retenu pour l’éducation et qui a permis d’insérer l’ECS. A cet effet, les participants ont sollicité le représentant à nous proposer la bonne formulation de cet indicateur. Le représentant a précisé que la formation des enseignants est en cours et il ne manque que de ressources financières pour les former tous, et booster les activités en ECS.
NIVEAU DE L’ENGAGEMENT 4 :
Les 3 indicateurs de cet Engagement sont tous en jaune. Il est demandé au cours des discussions à toutes les parties prenantes, de faire des efforts pour fournir les données sur les ruptures de stocks. C’est ce qui permettra d’évaluer correctement la progression de cet Engagement 4.
DEVELOPPEMENT D'ACTIONS POUR SURMONTER LES OBSTACLES A LA REALISATION DES 4 ENGAGEMENTS POUR LA PROCHAINE ETAPE:
Etant donné que certains participants interviennent dans la réunion à travers une visioconférence, il a été décidé en unanimité de discuter en plénière sur les obstacles liés à la réalisation des Engagements. Les 4 Engagements ont été examinés minutieusement à travers leurs indicateurs. Chaque indicateur non réalisé est discuté et des goulots d’étranglement sont identifiés par l’ensemble des participants. La liste des goulots d’étranglement liés à chaque indicateur se trouve en annexe. La réussite de cette étape a ouvert la voie à la recherche des actions pouvant permettre de réaliser les 4 Engagements.
LES ACTIONS POUR LEVER LES GOULOTS D’ETRANGLEMENT A LA REALISATION DE CHAQUE ENGAGEMENT SONT IDENTIFIEES:
Des actions permettant de lever les goulots d’étranglement à la réalisation des indicateurs sont proposées par les participants.
Un résumé des actions proposées a été fait et validé par l’ensemble des participants à cette réunion. Le tableau des goulots d’étranglement et les actions proposées en rapport avec chaque Engagement et indicateur se trouve en annexe.
VALIDATION DU RAPPORT FINAL DU PROJET A TRAVERS LE OK DE TOUTES LES PARTIES PRENANTES:
Après la traversée de ces étapes: contribution à l’amélioration du rapport global, appréciation du niveau de réalisation de chaque indicateur et leur validation, l’identification des goulots d’étranglement et la définition des actions pour lever ces goulots d’étranglement, le rapport a été validé. Cette validation est faite par acclamation par l’ensemble des participants. Après que la parole fut donnée à tous les participants de donner son ok et d’émettre des réserves.
PROCHAINES ETAPES DU PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE DU MOTION TRACKER (LES ACTIONS A MENER POUR L’ATTEINTE DES RESULTATS DES ENGAGEMENTS NON ENCORE REALISES):
En vue d’atteindre les résultats de chaque Engagement, les participants ont proposé d’autres indicateurs en ajout, qui permettront de mieux apprécier le niveau d’atteinte de certains Engagements. Les participants ont souhaité, que soient prise en compte, dans les prochaines étapes, les actions proposées pour la levée des goulots d’étranglement
MOT DE FIN:
Avant que la parole ne soit donnée à la directrice de la DSMIPF, le Chef Département de programme de l’ATBEF, Dr Selom Noussoukpoe, a eu à remercier toutes les parties prenantes pour leurs efforts et contributions pour la réussite de cette activité. Les Engagements pris par le Gouvernement, sont des Engagements pris au nom de nous tous, en tant qu’acteur travaillant dans le domaine de la PF et que ce résultat est à l’actif de nous tous, aussi a - t-il ajouté. Ensuite, le country liaison de l’UCPO, M. Idrissou a partagé le mot de fin du Technical Manager de l’UCPO, M. Norbert, qui a remercié tous les participants et reconnu tout d’abord que c’était un exercice très intéressant, les activités de cette réunion de validation. Il a remercié le Ministère de la Santé pour son engagement et son Leadership, l’ATBEF pour les efforts consentis et l’ensemble des participants. Il a promis que les recommandations seront prises en compte dans les prochaines actions de l’UCPO pour l’atteinte des résultats des engagements.
Enfin, Dr TCHANDANA, a remercié tous les participants de leurs efforts consentis pour que ce rapport soit validé ; et leur adresse encouragement et félicitation. C’est sur ces mots de remerciement que
la directrice de la DSMI, Dr TCHANDANA, a clôturé la réunion à 14h 20.
RECOMMANDATIONS:
Les recommandations formulées pour la réalisation des engagements sont en annexe de ce rapport.
Entre autres, il est recommandé ce qui suit:
1: Il est demandé au représentant du Ministère de l’Education d’écrire une note qui se réfère à certains arrêtés qui autorise la mise à l’échelle de l’ECS;
2: Mettre en place une entité de coordination de cette initiative de travail avec les 3 Ministères impliqués dans la mise en œuvre de l’ECS.
3: Revoir les indicateurs de l’Engagement 4 qui permettront de mieux apprécier la réalisation dudit Engagement.
REALISATIONS ET LEÇONS APPRISES:
A l’issue de cette réunion, le rapport est validé par toutes les parties prenantes. Il faut noter de manière générale, que le Togo est à 27% de la réalisation de ses Engagements. Cette validation a été faite à travers la présentation du rapport d’avancement sur les engagements FP2020 du Togo, engagement par engagement, indicateur par indicateur et leur niveau de réalisation. Ce procédé a permis aux participants de dégager les goulots d’étranglement qui entravent la réalisation des indicateurs qui peinent. Les participants ont eu un tableau clair du chemin parcouru et ce qui leur reste à faire étant donné que ces engagements sont pris par le Togo, non seulement pour son compte, mais au nom de tous les partenaires intervenant dans la SR/ PF. Comme enseignement, il faut souligner que, la technique utilisée c’est-à-dire, la réunion en présentiel, couplée d’une visioconférence, a permis aux participants qui sont dans une salle de conférence qui favorise le respect des mesures barrières de COVID-19 et ceux qui sont hors du Togo, de discuter et de s’accorder en étape par étape sur l’évolution du rapport. Il est à retenir aussi, que la bonne interaction qui a permis de relever les goulots d’étranglement et de proposer des actions correctives, est dû en grande partie que les parties prenantes sont en salle et disposent assez de temps pour cet exercice.
Le processus global de la mise en œuvre du projet est apprécié par toutes les parties prenantes. Afin de bien mesurer les progrès accomplis dans les prochaines étapes, il est demandé à ce que :
Les données des rapports des parties prenantes soient exprimées en actions mesurables permettant de voir leur niveau de contribution à la réalisation de l’engagement. Chaque déclaration de renforcement de capacité faite par chaque partie prenante doit apporter des précisions sur : le lieu, types d’acteurs formés, le nombre. Chaque partie prenante qui a reçu un appui financier d’un PTF, doit veiller à mentionner le PTF et le cadre dans lequel cela est fait.